GestionGerencia/Taller3

De Jorge Andres Gonzalez Cetina - jag2kn

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Contenido

INTRODUCCION

En la actualidad, es muy común escuchar las palabras “Planear”, “Diseñar”, “Analizar”, pero si vemos en la práctica, mucho de los actos que el hombre realiza, son ejecutados sin tener en cuenta las consecuencias a un mediano y/o largo plazo.

Por este motivo, es necesario tener un conocimiento profundo de las diferentes técnicas que existen en la actualidad, para la planeación, realización y ejecución de proyectos tanto a nivel gerencial (equipo de trabajo) como posiblemente a nivel de individual.

El presente trabajo pretende mostrar el uso de varias técnicas para la planeación estratégica de proyectos, representada en la realización de varias matrices, entre las que se encuentran la matriz DOFA, matriz que se utiliza para analizar la posición estratégica de la empresa y lleva ese nombre por sus siglas que significan D de Debilidad, O de Oportunidad, F de Fortaleza y finalmente A de Amenaza. Otra matriz es la matriz de Proyectos/Criterios, caracterizada por establecer prioridades a los proyectos seleccionados, entre otras más.

Dentro del informe, cada integrante del grupo presentará su proyecto, después de realizar un análisis y de determinar la importancia que tiene el mismo para la organización, con base en el Objetivo (a corto plazo) o Meta (mediano y largo plazo) el cual se esta impulsando con el proyecto.

Cabe añadir que, auque el trabajo se realizo con la máxima disposición y con el máximo empeño por parte de todos y cada uno de los integrantes del grupo; por la limitada experiencia que tiene el equipo en la gestión y el desarrollo de un plan estratégico de una empresa de gran tamaño – como lo es al Departamento de Ingeniería de Sistemas e Industrial – el análisis no de esta no será exhaustivo y no estará completo desde el punto de vista de los requerimientos que en una organización de gran tamaño se requiere, pero se considera que será de gran ayuda para el desarrollo personal de los miembros de grupo.

Finalmente, este trabajo pretende mostrar en la práctica (en una empresa real) una serie de pasos que se deben ejecutar para poder determinar la posición estratégica de la empresa y con base en este análisis proponer cuatro proyectos que ayuden a impulsar los objetivos o las metas de la organización objeto de estudio.


INFRAESTRUCTURA PARA EL ESTUDIO

OBJETIVO GENERAL

Realizar un plan estratégico en en informática del Departamento de Ingeniería de Sistemas e Industrial de la Universidad Nacional de Colombia sede Bogotá.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar y analizar la filosofía de la empresa (misión, visión, objetivos, metas, proveedores, clientes, etc.)

Realizan un inventario de los sistemas de información actuales en la empresa..

Determinar y hacer una descripción de los procesos en la empresa..

Determinar los planes de acción utilizando matriz de Criterio/Peso; ademas de mostrar las actividades de cada proyecto.

Determinar las alternativas para el desarrollo de cada proyecto.

Realizar un análisis de la empresa para después mostrar en un cuadro comparitivo las ventajas y desventajas de cada proyecto..

Identificar los principales problemas de la organización objeto de estudio.

EQUIPO DE ESTUDIO

A continuación se muestra una distribución del equipo de trabajo en donde se anexa los cargos d cada integrante en el grupo.


Nombre Cargo
Rene Antonio Fúquene Cabanzo
Daniel Benavides
Henry Sopó
Jorge González

REVISION DE LA EMPRESA

Reseña histórica

Un grupo de profesores de la sección de sistemas de la Facultad de Ingeniería gestó e impulsó la creación del Departamento de Ingeniería de Sistemas el cual se efectuó el 14 de marzo de 1978, mediante el Acuerdo 21 del Consejo Superior Universitario, siendo rector de la Universidad el doctor Emilio Aljure y decano de la Facultad el ingeniero Juan Correa.

Los profesores que formaban parte de este grupo fueron los ingenieros: Jaime Malpica, Víctor Barajas, José Martínez, Alfonso Pérez, Ismael Castañeda, Adolfo Ocampo, Ramón Díaz, Alfonso Charum, Carlos Cortés, Roberto Ojeda, Héctor Pinzón, Helena Pineda, Gerardo Astaiza, Máximo Viloria, Ómar Pulecio, Mauricio Valencia y Alberto Jaime. La mayoría de estos profesores continúan vinculados al departamento. Como resultado del trabajo de los profesores del nuevo departamento, se gestó y presentó el programa académico de la carrera de Ingeniería de Sistemas, el cual se aprobó mediante el Acuerdo 91 del Consejo Superior del 4 de agosto de 1978, que además autorizó la iniciación de las clases en ese semestre, cinco meses después de creado el departamento.

Filosofía. Visión. Misión. Metas. Objetivos. Políticas. Principios. Estructura orgánica

Dentro de la filosofía de la empresa tenemos en cuenta:

MISIÓN

Liderar el desarrollo disciplinar de los programas académicos de pregrado y postgrado adscritos.

Desarrollar conocimiento a través de programas y proyectos de investigación, vinculados a las necesidades del país.

La formación de profesionales idóneos para desempeñarse en las diferentes áreas o campos disciplinares.

La formación de investigadores que contribuyan al desarrollo del conocimiento y en apoyo al sistema nacional universitario.

Promover programas de extensión que sean pertinentes a sus intereses y necesidades del contexto social y empresarial

VISIÓN

Departamento que sea referente académico por el desarrollo de los programas adscritos.

Departamento con todos sus programas académicos y laboratorios acreditados

Departamento con vínculos internacionales (docencia e investigación)

Departamento orientado a la investigación a través de la consolidación de los programas de postgrado.

METAS

OBJETIVOS

PROYECTOS

PROCESOS

La siguiente lista muestra una serie de procesos que en primera instancia tomaremos en cuenta.

INVENTARIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION ACTUALES

Quipu

ORIGEN DEL PROYECTO

El proyecto QUIPU para la Universidad Nacional de Colombia se origina en el Nivel Nacional, en desarrollo de sus funciones básicas de:

La Universidad es una organización dinámica que debe buscar continuamente aplicar practicas modernas de administración acordes con el principio de autonomía que la inspira.

Otra causa que dio origen al proyecto la constituyó el medio de que hasta entonces los sistemas de información financieros y administrativos no cumplían con los requerimientos mínimos para un manejo eficiente y no constituían un apoyo adecuado a la gestión de la Universidad.

Origen de Quipu

Evalnet

Implementación en la Facultad

La Universidad Nacional tiene una tradición de autoevaluación que propende siempre por el constante mejoramiento de sus procesos. La Facultad de Ingeniería de la sede Bogotá realiza un seguimiento al proceso de evaluación Docente a través de Internet, el cual es conocido como EVALNET, donde se busca ir más allá de la recolección manual de datos, implementando una aplicación enfocada al procesamiento electrónico para lograr así una obtención segura, confiable y confidencial de la información necesaria, cuyos resultados se encuentran disponibles para toda la comunidad Universitaria en la página web www.ing.unal.edu.co/~evalnet2. A continuación se presentan dos tablas resumen que contienen los resultados de la evaluación docente desde I-2002 hasta I-2004.

GYGTaller3 PuntajePromedioObtenidoPorLosDocentes 2002-2004.png
GYGTaller3 PuntajePromedioObtenidoPorLosDocentesPorCarrera 2002-2004.png

Estas estadísticas, donde el puntaje promedio de los docentes es 80, sugieren que la Facultad cuenta con muy buenos docentes. Sin embargo, al llevar a cabo el proceso de análisis de la información se evidenció que ésta solo cumplía una función comunicativa y no se tenía en cuenta para la toma de decisiones, por esto se hace conveniente e importante continuar el proceso de sistematización y análisis para que la Evaluación de Asignaturas y Docentes tenga sentido y sea más representativa de la calidad de la docencia que se imparte.

informe_gestion_2004.pdf

Implementación en la Universidad

TÍTULO 3.7.8

IMPLEMENTACIÓN PROYECTO EVALNET PARA LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

plan_ingenieria_2004_2006.pdf

SIA

ACERCA DE

El Sitio Web del Sistema de Información Académica - SIA, es una aplicación desarrollada por la Universidad Nacional de Colombia, con el fin de:

Los servicios que se encuentran en el sitio web del Sistema de Información Académica contemplan según el usuario y sus funciones específicas, los procesos que le competen para apoyar las labores de docencia, labores estudiantíles y procesos de cáracter administrativo.

SERVICIOS

Los servicios que conforman la aplicación, se encuentran agrupados en cinco categorías: Servicios de Apoyo Académico, Servicios de Apoyo a la Docencia, Servicios de Apoyo a Procesos Adminstrativos, Servicios del Archivo, Servicios de Información Financiera, Servicios para Búsquedas y Servicios de Libre Acceso.


Sitio Web SIA

COMPONENTES

El Sistema de Información Academico se divide en dos partes el Sistema UXXI y UnalSIA

GYGTaller3 EstructuraDelSia.png

y a su ves se divide en varios subsistemas:

GYGTaller3 SubSistemasSia.png

El subsistema de Programas Curriculares contiene los grafos grafos de los planes de estudio. Permite identificar las modificaciones realizadas a los planes de estudio de acuerdo con la normativa vigente de la universidad.

El subsistema Programación Académica, es el encargado de administrar la programación de asignaturas, docentes y espacios físicos por periodo académico.

El subsistema de Inscripciones, es el encargado de administrar y dar soporte a las actividades que se llevan a cabo antes, durante y después de la ejecución de la inscripción de asignaturas por los estudiantes. Planeación y programación de inscripciones

El subsistema de Calificaciones responde a dos necesidades específicas: consolida las calificaciones definitivas obtenidas por los estudiantes para luego incluirlas en la historia académica (cierre de actas) y brinda herramientas a los docentes que les permiten la gestión de calificaciones de sus cursos.

El subsistema Hoja de vida, se encarga de administrar la información contenida en las hojas de vida de los estudiantes. Permite a los usuarios autorizados ingresar o modificar información con el fin de mantener actualizada la historia de cada estudiante.

El subsistema Gestión Económica, es el encargado de administrar las actividades financieras que afectan el proceso de matrícula de los estudiantes de pregrado y postgrado.

Los subsistemas Estadísticas y Reportes son los responsables de administrar la información emitida a través de la aplicación Universitas XXI.


Presentación SIA

Inventario de los sistemas de información automatizados

Hardware

Segun la DNIC los sistemas de información montados en la universidad los administran ellos, los sistemas de información del departamento, (falta confirmar evalnet) son administrador por ellos, y la infraestructura de hardware es sostenida por ellos.

A parte de esto se cuenta con varios computadores personales que se encuentran en las oficinas del departamento y desde estas se administran los sistemas de información.

Software

Apache El servidor HTTP Apache es un software de código abierto (libre) para plataformas Unix, Windows, Macintosh y entre otras, que implementa el protocolo HTTP y la noción de sitio virtual. Su nombre se debe a que Behelendorf eligió ese nombre porque quería que tuviese la connotación de algo que es firme y enérgico pero no agresivo, y la tribu Apache fue la última en rendirse al que pronto se convertiría en gobierno de EEUU.

Tomcat Apache Tomcat es el contenedor de servlets que se utiliza en los documentos de referencia para la aplicación tecnologías de Java Servlet y JavaServer Pages. Java Servlet y JavaServer Pages son tecnologías desarrolladas por Sun en el marco del Java Community Process.

Cocoon Apache Cocoon es un framework (conjunto de herramientas y librerias) basado en Spring construido pensando en los conceptos de separacion de modulos y componentes para el desarrollo. Cocoon implementa el concepto de modulos en torno de la nocion de tuberias, cada componente se especializa en una operación particular y especifica.


Java

Soporte lógico de los sistemas de información automatizados.

Se usa la hoja de cálculo de Microsoft, para realizar los archivos que son llevados al SIA, para programación académica y de profesores, así como la información reuerida por el sistema QUIPU

Orgware

Este componente de los sistemas de información automatizados se refiere a la organización, estructura orgánica y estructura física, que debe existir en estos sistemas. Se debe tener en cuenta también la posición del área de sistemas dentro de la estructura organizacional de la empresa.

Liveware

Perfiles de las personas que trabajan en el área de informática. Personas que en la organización se encargan del manejo del recurso informático.

Son estudiantes auxiliares, el Director, la secretaria, y las personas que trabajan asesorando la oficina del Departamento

Sistemas de información que están en producción y su estado

funcionando bien, se deben mejorar o se deben reprogramar.

PROCESOS Y CLASES DE DATOS DE LA EMPRESA

Deacuerdo a los guías del taller nos concentramos en determinar los procesos que manejan los recursos de la organización. Identificación de los productos y/o servicios servicios de la empresa. Mantenimiento de la cobertura y calidad de las preguntas.

Objetivo Materiales Económicos Instalación y equipos Recursos Humanos
Mantenimiento de la cobertura y calidad de pregrados

Computadores papelerías (marcadores, borradores y hojas)

Sueldo para becarios, monitor Salones, "VideoBeam", computadores, inventarios Profesores, estudiantes becarios
Acreditación de los programas papelería requerida para estudio, producción de documentos Salarios asesores portátiles, salas de reuniones Profesor Malpica, asesores, asistentes a las reuniones
Fortalecimiento de la investigación Libros, revistas, recursos de las reuniones de los grupos de investigación Dinero para compra de material educativo, equipos y demás recursos Computadores de las salas y oficinas de cada grupo, o consecución por concurso de los mismos Profesores, estudiantes e investigadores de los grupos
Desarrollo de la infraestructura para la docencia y la investigación Construcción de nuevos laboratorios o reconstrucción y dotación de ellos. Recursos para tener asesores y asistentes e investigadores computadores con software libre para la investigación Profesores, estudiantes e investigadores de los grupos.
Impulsar la extensión pertinente que permita forjar relaciones con el medio Material necesario para prepararlos cursos de extensión para preparar el material, libros de texto, páginas web, y las instalaciones para realziar los grupos Salas de cómputo, laboratorios y computadores Personal de mantenimiento de los laboratorios, equipos de los profesores

Procesos identificados

Propiamente los procesos identificados por el Director del Departamento a la fecha, profesor Hugo Herrera:

Gestión Personal (Docente Administrativo)
Nombre del proceso Entradas Descripción Salidas
Evaluación personal Nombres y cédulas de los empleados se realizan las importaciones de los datos de evalnet para el caso de los profesores. Para el caso de los administrativos resultados de la evaluación satisfactoria o no, y las recomendaciones más ajustadas.
Selección de profesores Nombres y cédulas de los empleados se analizan las hojas de vida y se realizan las entrevistas con los candidatos al puesto. nombres y datos de los profesores seleccionados para iniciar contrato.
Contratación datos del personal seleccionado se generan la información para la parte administrativa de la Universidad, generar el código y la inscripción del profesor. Nombre del profesor o personal con codigo de carne y fecha de inicio de trabajo.
Renovar nombramientos nombre del (la) docente y código en el caso de tener una evaluación de docente satisfactoria, se procede a definir su nuevo contrato. se genera un contrato de trabajo por renovación.
Comisiones de Estudio solicitud del profesor (a) se realiza el estudio de la solicitud y se entrega un concepto y evalua el presupuesto para saber que ayuda se le puede dar. se da una aceptación o no al profesor (a) que lo solicito.
Comisiones de servicio Solicitud del profesor(a) se estudia la solicitud para dar el concepto sobre el tiempo y condiciones. se otorgo o no la licencia y por cuanto tiempo.
Comisiones de licencia Solicitud del profesor(a) se analizan las causas de la petición. se otorga o no la comisión y por cuanto tiempo.
Comisiones de año sabático Solicitud del profesor(a) se analiza la solicitud y su factibilidad debido a la cantidad de profesores, etc. se otorga o no la comisión.
Procesos Financieros
Nombre del proceso Entradas Descripción Salidas
Planeación presupuestal Información de nuevos gastos y requisitos económicos a corto y largo plazo. Este proceso se encarga básicamente de destinar los recursos de presupuesto a corto y largo plazo así como de la planeación optima del mismo. Aprobación de tasas de presupuestos a corto plazo y largo plazo; y generación de planes de desarrollo presupuestal.
Revisión periódica de la planeación. Planes, proyectos y actividades financieras actuales. Proceso encargado de la auditoria periódica de los planes y los recursos financieros destinados a proyectos y actividades. Actualizaciones respectivas sobre el presupuesto
Compras Ordenes de compra. Proceso encargado de mantener el inventario en un nivel aceptable u optimo y de interactuar con los productores de servicios y/o bienes. Ademas se encarga de la realización de las cotizaciones. Nuevos implementos, actualización de inventario, generación de reportes.
Órdenes de servicio, compra. Solicitudes de usuarios del sistema para actualización o mejora de implementos bienes muebles o inmuebles Proceso encargado de cumplir con las solicitudes de servicios y adquisición de nuevos bienes y servicios; y registrarlo en el presupuesto. Ordenes de compra debidamente registradas y añadidas al presupuesto
Gestión General (Docente Administrativo)
Formulación de proyectos de Investigación y extensión: Investigación. Un informe de propuesta de proyecto Se analiza la propuesta y se estudia sus componentes y los recursos consumidos Se apoya con algùn recurso o da el visto bueno para el proyecto
Formulación de proyectos de Investigación y extensión: Extensión. Un informe de propuesta de proyecto Se analiza la propuesta y se estudia sus componentes y los recursos consumidos Se decide si el proyecto se puede presentar a la Dirección Nacional de Extensión
Formulación del Desarrollo, Control y Ejecución de los proyectos (antes mencionados). Se presenta un cronograma de actividades Se analizan las actividades y se da retroalimentación Se permite la actualización de presupuestos y se dan los ajustes necesarios
Comités Curricular de Posgrados (cada posgrado tiene uno). Se reciben los casos y los informes del posgrado Se realiza el comité invitando a todos los miembros Se genera una acta de la reunión realizada
Comité de gestión Departamento. Se recibe toda la información de gestión através de las hojas de calculo del Departamento Se discuten y revisan las cifras Se generan unas conclusiones y recomendaciones
Gestión de recursos físicos, mantenimiento. Se reciben las peticiones Se estudia y revisa los datos de presupuesto Se genera unas órdenes y se registran en el presupuesto de gastos y se dan las órdenes de servicios
Gestión de recursos, laboratorios, salones y oficinas. Se reciben peticiones de arreglos, o dotación Se analizan y verifica la capacidad de pago Se genera una respuesta y se dan los cambios y actualización de presupuesto y de actividades
Informe de Gestión. Se toman todos los datos del Quipu, hojas de calculo y las actividades realizadas Se verifica y canaliz yr esumen la información Quedan estadísticas de todo la actividad, ocupacion de instalaciones y presupuesto

Procesos asociados a Quipu

Procesos asociados a Quipu

Nombre: Contabilidad Entradas: comprende los planes contables, estructuras y control del departamento Descripción: se realiza los balances de las cuentas T y se genera el balance general. Salidas: comprobantes contables.

Nombre: Contratos Entradas: se entra la información relacionada con los contratistas, pólizas, información de la empresa. Descripción: se registran los valores de la información del contratistas, tipo de contrato para realizar la parte de gestión de la Universidad. Salidas: informe de los contratos centralizada, para el departamento.


Nombre: Cuentas por pagar Entradas: se entran las liquidación, actividades ICA y relacionados con la DIAN Descripción: Se registran los dat­os de auxiliares docentes, con Régimen Simplificado . Salidas: retención que debe realizarse a los auxiliares por su trabajo

Nombre: Presupuesto

Entrada: documentos de los proyectos, contratos con el SENA Descripción: Se registra toda la información de los proyectos de cualquier tipo del Departamento Salidas: presupuesto de los proyectos, con aprobación y cálculo de los gastos, plan presupuestal.

Nombre: Proyectos Entradas: se registran datos del proyecto Descripción: para registro en la parte presupuestal se generan una serie de datos que ayudan a controlar el desarrollo y fin del proyecto Salidas: datos de presupuesto asignado al proyecto, etc.

Nombre Recaudos

Entradas: se ingresan el código del proyecto al cual se le asocia una comisión bancaria. Descripción: se registra los datos del recaudo del proyecto Salidas: se genera la información resumida por tipos de proyecto.

Nombre: Tesorería

Entradas: se requieren los datos de los cheques, comprobantes de egreso, documentos fuente o de soporte de la información contable. Descripción: se entran los datos de los documentos fuente para generar reportes del estado de formas de pago, bancos, anulación. Salidas: generan reporte de la parte de tesorería del Departamento

Nombre: Facturación y cartera

Entradas: documentos de facturación y cartera por pagar. Descripción: toda la información de facturas para pagar Salidas: la información de las cuentas afectadas 

  • Obtener la matriz Procesos vs. Organización.
  • Análisis de la matriz anterior.
GYGTaller3 MatrizProcesosOrganizacion.png
  • Determinación y descripción de las clases de datos.
  • Elaborar matriz Procesos vs. Clases de Datos.
GYGTaller3 MatrizProcesos vs ClasesDatos.png

- Matriz Procesos VS Clases de Datos.

- Análisis Procesos Financieros. Podemos darnos cuenta al observar esta matriz que cada proceso crea o usa las clases de datos que hemos definido.

PRINCIPALES PROBLEMAS IDENTIFICADOS

  • De los sistemas de información.
  • Que no son de los sistemas de información.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

  • Matriz Procesos vs. Clases de Datos agrupados.
GYGTaller3 MatrizProcesos vs DatosAgrupados.png

La pareja ordenada proceso vs clase de dato, tiene una c que significa crea o una u usa 

  • Descripción de cada sistema de información identificado (Arquitectura de Información).
  • Sistemas de información que funcionan bien.
  • Sistemas de información a desarrollar.
  • Requerimientos de gestión de recursos de información. (Hardware, software, liveware,
     orgware)

Según el profesor Hugo Herrea, Director del Departamento a la fecha, se busca un sistema de información: 

  • Que permita ver indicadores y estadísticas: de la relación profesor alumno, de ocupación de la planta física, sistema de información de tiempo real de recursos.

PLAN DE ACCION

  • Criterios y pesos para priorizar los proyectos a desarrollar. Por ejemplo:

Los objetivos generales del plan de acción que nosotros establecemos son:

  • Actualizar y priorizar las estrategias contenidas en el Plan.
  • Reflejar lo que la empresa desea alcanzar con las estrategias que ha definido para la empresa, para los productos y para los mercados.

De acuerdo con lo anterior, después de hacer un análisis de la información que hemos podido capturan a traves de entrevistas al ingeniero Hugo Herrrera y con base en los objetivos y metas del DISI podemos establecer los siguientes pesos:

Criterio peso
Beneficios potenciales 20
Impacto 20
Éxito 40
Demanda 20
Total 100 
* Proyectos priorizados. Por ejemplo:

GYG Taller3 8b ProyectosPriorizados.png 

* Descripción de cada proyecto:
- Nombre del proyecto.
- El cronograma (Barras de Gantt). Especificar las unidades de tiempo.

GYG Taller3 8c Descripción de cada proyecto Gatnt.png 

           - Recursos necesarios: Físicos. Humanos. Financieros o económicos. Información.

ALTERNATIVAS PARA EL DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

  1. No hacer nada.
  2. Desarrollar los SI en casa.
  3. Subcontratar el desarrollo de los SI.
  4. Comprar el SI.

CUADRO COMPARATIVO DE LAS ALTERNATIVAS (VENTAJAS Y DESVENTAJAS)

SOLUCION

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DEL TRABAJO REALIZADO

OBSERVACIONES SOBRE LA CALIFICACIÓN DEL TEMA

La nota correspondiente a este trabajo contempla:
   1. El informe presentado. Se debe tener en cuenta la normas ICONTEC para la presentación de
       trabajos.
   2. La exposición del informe. Participación de cada uno de los integrantes del grupo. Se
       recomienda usar proyector de imágenes de computador (VideoBeam) y usar programas para
       presentaciones como PowerPoint.
   3. Evaluación.

BIBLIOGRAFÍA

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